Glossar

Die wichtigsten Begriffe aus NuvaFace in alphabetischer Reihenfolge. Der Link am Ende führt jeweils zur passenden Anleitung.

Absagefrist: Zeitraum vor dem Termin, bis zu dem eine Patientin bei aktiver Terminabsicherung kostenfrei absagen kann. Die Praxis legt ihn im Widget-Studio fest. Terminabsicherung einrichten
Akte (Patientenakte): Alle Angaben zu einem Patienten an einem Ort: Stammdaten, Notizen, Behandlungen mit Fotos, medizinische Angaben, Dokumente, Rechnungen und Kuren. Die Patientenakte im Überblick
Anamnese: Gesundheitsangaben, die die Patientin im Check-in selbst ausfüllt. Sie landen nach dem Abschluss des Check-ins in der Akte. Check-in starten
Anfrage (Terminanfrage): Eine Online-Buchung, die im Freigabemodus „manuell“ auf die Entscheidung der Praxis wartet. Anfragen sammeln sich im Bereich Anfragen. Anfragen bearbeiten
Anzeigetafel: Bildschirm im Wartebereich, der die aufgerufenen Wartenummern zeigt, ohne Namen. Anzeigetafel einrichten
Ausfallhonorar: Vorher vereinbarter Betrag, den die Praxis einziehen kann, wenn eine Patientin mit abgesichertem Termin ohne rechtzeitige Absage nicht erscheint. Belegnummern beginnen mit AH. Ausfallhonorar einziehen
Auslagen: Verbrauchtes Material auf der Rechnung, im PDF im Block „Auslagen nach § 10 GoÄ“. GoÄ-Grundlagen
Befehlspalette: Suchfenster, das Sie überall mit Strg + K (am Mac Cmd + K) oder über das Suchfeld in der Kopfzeile öffnen. Es findet Patienten und, nach Eingabe eines Datums, die Termine dieses Tages. Patienten suchen und öffnen
Begründung: Pflichtangabe je Position, wenn der Faktor über dem Schwellenwert liegt. Sie wird im PDF unter der Position gedruckt. GoÄ-Ziffern und Faktor
Belegkette: Verbindung zwischen ursprünglicher Rechnung, Stornobeleg und neuer Rechnung nach einer Korrektur. Jeder Beleg verweist auf die anderen. Korrektur und Storno
Bestandspatient und Erstpatient: Kennzeichen auf den Terminkarten im Wartezimmer. Bestandspatient ist, wessen Termin mit einer Akte verknüpft ist, die bereits eine Anamnese oder eine frühere Behandlung enthält. Alle anderen gelten als Erstpatient. Wartezimmer im Überblick
Buchungslink: Adresse Ihrer Online-Buchungsseite. Sie teilen ihn per Link oder QR-Code oder betten das Buchungswidget in Ihre Website ein. Buchungslink teilen
Check-in: Digitale Anmeldung der Patientin am Praxis-Tablet oder am eigenen Handy, vor Ort oder vorab per E-Mail. Dabei erfasst sie Daten, Anamnese und Unterschriften. Check-in starten
Datenerfassung: Bereich für die Fotodokumentation, in der Rollenverwaltung „Foto-Dokumentation“ genannt. Er führt Schritt für Schritt durch standardisierte Aufnahmen aus fünf Perspektiven. Fotos aufnehmen
Diktat: Mikrofon an vielen Textfeldern, zum Beispiel Notizen, Befund oder Rechnungsbegründung. Der gesprochene Text erscheint im Feld und lässt sich vor dem Speichern korrigieren. Diktieren
Einmaliger Patient: Rechnungsempfänger ohne Akte, den Sie im ersten Schritt des Rechnungsassistenten nur mit Name und Anschrift erfassen. Rechnung erstellen
Einzeichnung: Markierung von Injektionspunkten auf einem Behandlungsfoto, mit Substanz, Menge und Charge je Punkt. Daraus entsteht ein GoÄ-Vorschlag. Einzeichnung
Faktor (Steigerungsfaktor): Multiplikator, mit dem eine GoÄ-Ziffer bewertet wird. Er beginnt bei 1,0. GoÄ-Grundlagen
Freigabemodus: Einstellung, ob Online-Buchungen sofort bestätigt werden (automatisch) oder erst als Anfrage auf Ihre Entscheidung warten (manuell). Sie finden ihn in den Kalender-Einstellungen unter „Terminanfragen manuell bestätigen“. Anfragen bearbeiten
GoÄ: Gebührenordnung für Ärzte, Grundlage jeder Privatrechnung in NuvaFace. GoÄ-Grundlagen
Honorarvereinbarung: Schriftliche Vereinbarung nach § 2 GoÄ, die vor der Behandlung unterschrieben sein muss, wenn ein Faktor über 3,5 abgerechnet werden soll. GoÄ-Grundlagen
Inhaber (Praxisinhaber): Das Konto, mit dem die Praxis registriert wurde. Es hat immer Zugriff auf alle Bereiche und verwaltet das Team. Rollen und Rechte
Kostenvoranschlag (KV): Beleg über die voraussichtlichen Kosten vor einer Behandlung, mit eigener Nummer und einstellbarer Gültigkeit. Er ist kein Erlös. Kostenvoranschlag
Kur: Behandlungsserie aus mehreren Sitzungen mit geplantem Gesamtpreis. Jede Sitzung wird als eigene GoÄ-Rechnung abgerechnet. Kuren
Nachlauffrist: Anzahl der Tage nach einem abgesicherten Termin, in denen die Karte hinterlegt bleibt und ein Ausfallhonorar eingezogen werden kann. Danach wird die Karte automatisch gelöscht. Terminabsicherung einrichten
NUVA: Chat-Assistent, der auf jeder Seite bereitsteht. Er beantwortet Fragen zu Terminen, Patienten und Rechnungen und legt nach Ihrer Bestätigung Einträge an. NUVA-Assistent
Paket (Behandlungspaket): Vorlage für häufige Behandlungen mit GoÄ-Ziffern, Zielbetrag und Material. Auf der Rechnung erscheinen nur die Einzelziffern, nie ein Paketpreis. Behandlungspakete
Quittung: Titel des PDFs einer bezahlten Rechnung, mit dem Vermerk „BEZAHLT“. Zahlung erfassen
Reiter: Registerkarte. Geöffnete Patientenakten erscheinen oben als Reiter, und innerhalb der Akte wechseln Sie über Reiter wie Home, Behandlungen, Dokumente oder Abrechnung. Die Patientenakte im Überblick
Rollenvorlage: Voreinstellung der freigegebenen Bereiche beim Einladen: „Empfang / Frontdesk“, „Behandler“ oder „Buchhaltung / Steuerberater“. Rollen und Rechte
Schwellenwert: Faktor, ab dem eine Begründung nötig ist, meist 2,3, bei technischen Leistungen 1,8. GoÄ-Grundlagen
Storno und Stornobeleg: Aufhebung einer Rechnung. Bei einer bereits herausgegebenen Rechnung entsteht ein Stornobeleg mit eigener Nummer (ST) und negativen Beträgen. Korrektur und Storno
Terminabsicherung: Kartenhinterlegung bei der Online-Buchung, ohne Abbuchung. Sie ermöglicht ein Ausfallhonorar bei Nichterscheinen und ist ab Werk ausgeschaltet. Terminabsicherung einrichten
Versiegelung: Beim Unterschreiben eines hochgeladenen PDF-Dokuments hängt NuvaFace eine Nachweisseite an: mit Unterschrift, Datum, Unterzeichnerin und einem Prüfwert des Originaldokuments. Dokument unterschreiben lassen
Wartenummer: Nummer, die die Patientin nach dem Check-in vor Ort erhält. Sie beginnt jeden Tag bei 1 und erscheint beim Aufruf auf der Anzeigetafel. Aufrufen und behandeln
Widget-Studio: Bereich unter Einstellungen, Buchungswidget, in dem Sie Formularfelder, Optik, Texte und die Terminabsicherung Ihrer Online-Buchung festlegen. Widget gestalten
Zielbetrag: Betrag, den Sie im Rechnungsassistenten vorgeben. NuvaFace verteilt ihn über die Faktoren auf die GoÄ-Ziffern; auf der Rechnung erscheint er nicht als Pauschale. Rechnung erstellen