NuvaFace verschickt eine Reihe von E-Mails selbstständig, sobald in der Software etwas passiert. Diese Übersicht zeigt, welche Mail wann an wen geht. So können Sie Rückfragen Ihrer Patientinnen sicher beantworten.
Eine Patientin bucht online und Ihre Praxis bestätigt Buchungen automatisch.
Absendername ist Ihr Praxisname.
Terminanfrage eingegangen
Eine Patientin bucht online und Ihre Praxis bestätigt Anfragen von Hand.
Der Termin ist damit noch nicht fest.
Terminbestätigung nach Anfrage
Sie bestätigen die Anfrage im Bereich „Anfragen“ oder über den Knopf in der Benachrichtigungsmail.
Absage der Anfrage
Sie lehnen die Anfrage ab.
Bittet die Patientin um einen anderen Termin.
Buchungsanfrage eingegangen (erneut)
Sie lösen den Versand im Bereich „Anfragen“ noch einmal aus.
Ist die Terminabsicherung aktiv, nennt die Buchungsbestätigung die Absicherung. Hat die Patientin der dauerhaften Kartenhinterlegung zugestimmt, enthält die Mail zusätzlich einen Link zum Widerruf.
Eine Patientin bucht online und Ihre Praxis bestätigt Anfragen von Hand.
Geht an die Praxis-E-Mail aus den Einstellungen, sonst an die Anmeldeadresse. Enthält die Knöpfe Termin bestätigen und Anfrage ablehnen, die ohne Anmeldung funktionieren. Die Knöpfe sind 14 Tage gültig.
Bestätigt Ihre Praxis Online-Buchungen automatisch, kommt keine Benachrichtigungsmail. Neue Termine sehen Sie dann im Kalender und im Bereich „Anfragen“.
flowchart TD
A[Patientin bucht online] --> B{Wie bestätigt Ihre Praxis?}
B -->|automatisch| C[Mail: Terminbestätigung]
B -->|von Hand| D[Mail an Patientin: Anfrage eingegangen]
D --> E[Mail an Praxis mit Knöpfen Bestätigen und Ablehnen]
E -->|bestätigt| F[Mail: Terminbestätigung]
E -->|abgelehnt| G[Mail: Absage]
H[Team legt Termin im Kalender an] --> I[Mail: Terminbestätigung]
I --> J[Bei Änderung oder Absage: Mail Termin verschoben oder abgesagt]
C --> K[24 Stunden vorher: Terminerinnerung]
F --> K
I --> K
K --> L[Check-in, Unterlagen, Behandlung]
L --> M[Rechnung per Mail auf Ihren Klick, nach Zahlung auf Wunsch Quittung]
Alle Mails an Patientinnen gehen von einer bestätigten NuvaFace-Absenderadresse aus. Bei der Buchungsbestätigung steht Ihr Praxisname als Absendername.
Antwortet eine Patientin auf eine Mail, landet die Antwort bei Ihrer Praxis-E-Mail. Pflegen Sie diese Adresse deshalb unter Praxisdaten.
Antworten auf die Benachrichtigung über eine neue Terminanfrage gehen direkt an die Patientin.
