Ausfallhonorar und Terminabsicherung
Ein nicht wahrgenommener Termin kostet eine Selbstzahlerpraxis Behandlungszeit, die sich kurzfristig oft nicht neu vergeben lässt. NuvaFace bietet dafür die Terminabsicherung: Die Patientin hinterlegt bei der Online-Buchung eine Karte und stimmt einer Ausfallregelung zu. Erscheint sie ohne rechtzeitige Absage nicht, kann die Praxis ein vereinbartes Ausfallhonorar einziehen.
Was die Software bietet
Abschnitt betitelt „Was die Software bietet“| Baustein | Was er leistet |
|---|---|
| Vereinbarung vor der Buchung | Die Patientin sieht Betrag, Absagefrist und den Vereinbarungstext, bevor sie bucht. Auf Wunsch muss sie per Häkchen zustimmen. |
| Nachweis der Zustimmung | Jede Zustimmung wird mit dem vollständigen Text der jeweiligen Fassung, Betrag, Frist und Zeitpunkt gespeichert. Ändern Sie den Text, entsteht eine neue Fassung. |
| Kartenhinterlegung ohne Abbuchung | Bei der Buchung wird nichts abgebucht. Die Karte liegt beim Zahlungsdienstleister und wird nach der eingestellten Frist automatisch gelöscht. |
| Prüfung vor dem Einzug | Vor jedem Einzug bestätigt Ihr Team drei Prüfpunkte. Die Haken werden mit dem angemeldeten Benutzer protokolliert. |
| Eigener Beleg | Jedes eingezogene Ausfallhonorar erhält einen eigenen Beleg im Nummernkreis AH, getrennt von den GoÄ-Rechnungen. |
| Kulanz und Erstattung | Ihr Team kann auf den Einzug verzichten oder einen eingezogenen Betrag später erstatten. |
Worauf es beim Ausfallhonorar ankommt
Abschnitt betitelt „Worauf es beim Ausfallhonorar ankommt“Mehrere dieser Punkte zeigt NuvaFace auch beim Einschalten der Terminabsicherung und im Einzugsfenster an.
Exklusiv reservierter Termin. Ein Ausfallhonorar kommt in Betracht, wenn der Termin ausschließlich für diese Patientin freigehalten wurde.
Angemessene Höhe. Das Ausfallhonorar muss ersparte Aufwendungen berücksichtigen. Die Hinweise im Buchungswidget nennen etwa die Hälfte des Behandlungspreises mit einer Obergrenze als gebräuchlich. Die Vorgabe in NuvaFace ist 50 Prozent, mindestens 25 Euro und höchstens 150 Euro.
Klare Absagefrist. Die Patientin muss vorher wissen, bis wann sie kostenfrei absagen kann. Die Frist erscheint im Buchungswidget, in der Vereinbarung und in der Bestätigungsmail. Vorgabe sind 48 Stunden.
Nachweis eines geringeren Schadens. Der Patientin muss der Nachweis vorbehalten bleiben, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist. Ohne diesen Hinweis wäre eine solche Klausel nach § 309 Nr. 5 lit. b BGB unwirksam. NuvaFace ergänzt ihn deshalb automatisch, falls er im Vereinbarungstext fehlt.
Fernbleiben ohne Absage. Am sichersten ist der Einzug, wenn die Patientin ohne jede Nachricht nicht erschienen ist. Hat sie abgesagt, auch kurzfristig, kann die Absage bei einer einmaligen Behandlung rechtlich als Kündigung gelten (§ 627 BGB). Dann trägt das Ausfallhonorar möglicherweise nicht. NuvaFace weist im Einzugsfenster darauf hin.
Die drei Prüfpunkte. Vor dem Einzug fragt NuvaFace ab, ob der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte, ob kein Ersatztermin einvernehmlich vereinbart wurde und ob kein unverschuldeter Hinderungsgrund vorliegt. Das sind die Punkte, an denen Ausfallhonorare in der Praxis am häufigsten scheitern. Setzen Sie die Haken nur, wenn sie zutreffen.
Abgrenzung zur GoÄ
Abschnitt betitelt „Abgrenzung zur GoÄ“Die Ausfallregelung gehört nicht in die Honorarvereinbarung nach GoÄ. Der Beleg über ein Ausfallhonorar enthält keine GoÄ-Ziffern und weist keine Umsatzsteuer aus. Klären Sie die steuerliche Behandlung von Ausfallhonoraren mit Ihrer Steuerberatung.