Ausfallhonorar einziehen
Ist eine Patientin mit hinterlegter Karte nicht erschienen, ziehen Sie das vereinbarte Ausfallhonorar direkt aus dem Wartezimmer ein. Vorher bestätigen Sie drei Prüfpunkte, damit der Einzug nachvollziehbar dokumentiert ist.
Bevor Sie anfangen
Abschnitt betitelt „Bevor Sie anfangen“- Die Terminabsicherung ist eingerichtet und der Termin wurde mit Karte abgesichert.
- Sie haben Zugriff auf den Bereich Wartezimmer.
- Der Termin ist vorbei und die Frist, wie lange die Karte hinterlegt bleibt, ist noch nicht abgelaufen.
Schritte
Abschnitt betitelt „Schritte“-
Öffnen Sie Wartezimmer, Reiter Heute. Abgesicherte Termine tragen das Kennzeichen „abgesichert“.
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Klicken Sie an der Terminkarte auf No-Show, Ausfallhonorar. Für Termine früherer Tage nutzen Sie den Reiter Absicherungen und dort Abrechnen.
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Prüfen Sie im Fenster „Ausfallhonorar“ das vereinbarte Ausfallhonorar, die hinterlegte Karte, die erteilte Zustimmung und die Absagefrist. Über „Vereinbarungstext anzeigen“ sehen Sie die Fassung, der die Patientin zugestimmt hat.
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Setzen Sie unter „Vor dem Einzug prüfen“ die drei Pflichthaken, wenn sie zutreffen:
- „Der Termin konnte nicht anderweitig vergeben werden“
- „Es wurde kein Ersatztermin einvernehmlich vereinbart“
- „Es liegt kein unverschuldeter Hinderungsgrund vor“
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Setzen Sie zusätzlich „Der Patient ist ohne Absage ferngeblieben“, wenn die Patientin sich gar nicht gemeldet hat.
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Optional: Wählen Sie Niedrigeren Betrag berechnen und tragen Sie einen geringeren Betrag ein.
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Klicken Sie auf den Knopf mit dem Betrag, zum Beispiel 75,00 € einziehen.
Ergebnis
Abschnitt betitelt „Ergebnis“Die Karte wird belastet, der Termin erhält den Status „No-Show“. Es entsteht ein eigener Beleg mit einer Nummer der Form AH-JJJJ-NNNN, ohne GoÄ-Bezug und ohne Umsatzsteuerausweis. Der Beleg liegt in der Abrechnung und geht als PDF per E-Mail an die Adresse aus der Patientenakte. Ihre Prüfhaken werden mit Ihrem Benutzer protokolliert.
Weitere Fälle
Abschnitt betitelt „Weitere Fälle“Kulanz gewähren. Im Fenster „Ausfallhonorar“ wählen Sie Kulanz, nichts berechnen. Die hinterlegte Karte wird entfernt, es wird nichts berechnet, der Termin wird als „No-Show“ markiert. Danach ist kein Einzug mehr möglich.
Abgelehnter Einzug. Lehnt die Bank ab, steht der Eintrag im Reiter Absicherungen mit einer roten Hinweiszeile. Mit Erneut versuchen ziehen Sie später noch einmal ein. Häufige Gründe wie fehlende Deckung oder ein Tageslimit sind oft vorübergehend, ein Versuch an einem anderen Tag innerhalb der Frist kann helfen. Zeigt der Eintrag „Bestätigung nötig“, verlangt die Bank eine Bestätigung durch die Patientin. Nehmen Sie in diesem Fall direkt Kontakt mit ihr auf.
Übersicht „Absicherungen“. Der Reiter im Wartezimmer zeigt alle Terminabsicherungen unabhängig vom Datum, mit den Kennzahlen „Karten hinterlegt“, „Ausfallhonorar eingezogen“ und „Handlungsbedarf“. Filtern Sie nach Offen, Abgerechnet, Freigegeben oder Alle. Je Eintrag sehen Sie, wie lange noch eingezogen werden kann, zum Beispiel „noch 3 Tage einziehbar“. Der Reiter erscheint, sobald es mindestens eine Absicherung gibt.
Erstatten. Stellt sich ein Härtefall erst später heraus, filtern Sie im Reiter Absicherungen nach Abgerechnet, klicken in der Zeile auf Erstatten und bestätigen mit Ja, erstatten. Der Betrag geht zurück auf die Karte, es entsteht ein Stornobeleg mit Verweis auf den ursprünglichen AH-Beleg. Der Originalbeleg bleibt unverändert.
Hinterlegte Karte in der Akte. Hat eine Patientin ihre Karte dauerhaft hinterlegt, zeigt die Patientenakte den Block „Hinterlegte Zahlungsmittel“ mit Kartenmarke, den letzten vier Ziffern, Gültigkeit und Status. Auf Wunsch der Patientin löschen Sie die Karte über den Papierkorb „Kartenhinterlegung widerrufen“. Der Eintrag bleibt als „Widerrufen“ mit Datum sichtbar.
Automatische Löschung. Sie müssen hinterlegte Karten nicht selbst löschen. Nach Ablauf der eingestellten Tage nach dem Termin löst NuvaFace die Absicherung automatisch auf und löscht die Karte beim Zahlungsdienstleister. Dauerhaft gespeicherte Karten ohne Termin werden nach der eingestellten Zahl an Monaten gelöscht.