Unterlagen per E-Mail senden

Patienten können Unterlagen in Ruhe zu Hause lesen und unterschreiben. Neue Patienten erledigen auf Wunsch den ganzen Check-in vorab, mit Kontaktdaten und Gesundheitsangaben. Am Termintag sparen Sie so Zeit am Empfang.

Bevor Sie anfangen

• Sie haben Zugriff auf den Bereich Wartezimmer.
• Die Unterlagen sind als Praxisdokumente hinterlegt.
• Für Bestandspatienten stehen E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und PLZ in der Akte.

Schritte

1. Öffnen Sie das Wartezimmer und klicken Sie oben rechts auf Dokumente senden. Das Fenster „Per E-Mail senden“ öffnet sich.

2. Wählen Sie unter „1. Empfänger“ einen der drei Reiter:

   • Bestandspatient: Tippen Sie mindestens zwei Zeichen von Name oder E-Mail und wählen Sie den Patienten. Er erhält nur die gewählten Unterlagen.
   • Anstehender Termin: Wählen Sie einen Termin der nächsten 30 Tage. Ist der Patient noch neu, erhält er den kompletten Check-in.
   • Neu eintragen: Tragen Sie Name und E-Mail-Adresse einer Person ohne Akte und ohne Termin ein. Auch sie erhält den kompletten Check-in.

   

3. Haken Sie unter „2. Unterlagen“ die gewünschten Dokumente an. Beim kompletten Check-in gilt: Wählen Sie nichts aus, gehen alle Unterlagen mit, die vor einem Termin nötig sind.

   

4. Schreiben Sie unter „3. Persönliche Notiz (optional)“ bei Bedarf einen kurzen Text, etwa „Bitte bringen Sie zusätzlich Ihre Medikamentenliste mit.“. Wählen Sie unter Link gültig für 3, 7, 14 oder 30 Tage.

5. Klicken Sie auf Unterlagen senden (Bestandspatient) beziehungsweise Check-in senden (neuer Patient).

6. Lesen Sie das Ergebnis. Unter „Link für den Patienten“ können Sie den Link mit Kopieren übernehmen, falls Sie ihn auf anderem Weg weitergeben möchten. Fertig schließt das Fenster.

   

Ergebnis

Der Patient erhält eine E-Mail mit dem Knopf Unterlagen öffnen beziehungsweise Jetzt ausfüllen. Bestandspatienten weisen sich beim Öffnen mit Geburtsdatum und Postleitzahl aus. Nach dem Ausfüllen sieht der Patient „Ihre Unterlagen sind bei uns eingegangen.“ Die Unterschriften liegen versiegelt in der Akte; bei neuen Patienten entsteht die Akte beim Ausfüllen. Einen Eintrag in der Warteschlange gibt es dabei nicht.

Gut zu wissen

• Es ist keine Unterlage vorausgewählt. Haken Sie jede Unterlage bewusst an.
• Auch Nachsorgeblätter ohne Unterschrift lassen sich so verschicken. Der Patient bestätigt sie mit Gelesen, weiter. So geben Sie Nachsorgehinweise nach der Behandlung mit.
• Der Link für einen neuen Patienten gilt ohne weitere Abfrage. Schicken Sie ihn nur an die Adresse des Patienten selbst.
• Prüfen Sie vor dem Reiter Neu eintragen über Bestandspatient, ob die Person schon eine Akte hat. So vermeiden Sie doppelte Akten.
• Ist ein Termin schon mit einer Akte verknüpft („in der Kartei“), verschickt NuvaFace automatisch nur die Unterlagen mit Identitätsprüfung statt des kompletten Check-ins.
• Konnte die E-Mail nicht zugestellt werden, bleibt der Link trotzdem gültig. Geben Sie ihn dem Patienten dann direkt weiter.
• Ein erneuter Versand erzeugt einen neuen Link. Der alte bleibt bis zu seinem Ablauf gültig.
• Ob der Patient fertig ist, sehen Sie in der Akte am Dokumentenstatus. Verschickte Links stehen bis dahin im Wartezimmer unter „Aktive Sitzungen“.

Verwandte Artikel

• Check-in starten
• Praxisdokumente verwalten
• Dokument unterschreiben lassen