Praxisdokumente verwalten

Ihre eigenen Formulare (Datenschutzhinweise, Honorarvereinbarung, Aufklärungsbögen, Einwilligungen) laden Sie einmal als PDF hoch. Danach legt das Team sie Patientinnen in der Akte oder im Check-in zur Unterschrift vor.

Bevor Sie anfangen

Sie haben Zugriff auf den Bereich Einstellungen.
Das Formular liegt als PDF-Datei vor.

Schritte

Seite „Dokumente verwalten“ mit Knopf „Hochladen“ und Dokumentkarten mit den Kennzeichen „Signatur“ und „Pflicht“

Öffnen Sie Einstellungen und dort den Abschnitt Dokumente („Vorlagen & Formulare“).
Klicken Sie oben rechts auf Hochladen. Ist die Liste noch leer, heißt der Knopf Erstes Dokument hochladen.
Ziehen Sie die PDF-Datei in die Fläche „PDF hierher ziehen oder klicken“ oder klicken Sie darauf und wählen Sie die Datei aus.
Prüfen Sie den Namen. Er wird aus dem Dateinamen vorbelegt und ist für Patientinnen sichtbar.
Wählen Sie die Kategorie: „Datenschutz“, „Honorar“, „Aufklärung“, „Einwilligung“ oder „Information“.
Legen Sie mit den Häkchen fest, ob das Dokument unterschrieben werden muss (Unterschrift erforderlich, vorbelegt) und ob es bei jeder neuen Patientin Pflicht ist (Pflichtdokument bei Neuanlage).
Klicken Sie auf Hochladen.

Ergebnis

Das Dokument steht in der Liste mit Name, Kategorie und den Kennzeichen „Signatur“ und „Pflicht“. Dokumente mit Unterschriftspflicht erscheinen ab sofort in jeder Akte im Reiter Dokumente unter „Zur Unterschrift erforderlich“.

Dokumente pflegen

Alle weiteren Aktionen finden Sie im Menü „Mehr Optionen“ (drei Punkte) an der Dokumentkarte:

Aktion	Wirkung
Bearbeiten	ändert Name, Kategorie und die beiden Häkchen. Die Version bleibt gleich, bisherige Unterschriften bleiben gültig.
PDF ansehen	öffnet das Dokument in einem neuen Browser-Tab.
PDF ersetzen	lädt eine neue Fassung hoch. Die Versionsnummer steigt, bisherige Unterschriften gelten als veraltet.
Deaktivieren / Aktivieren	nimmt das Dokument aus dem Verkehr, ohne es zu löschen. Inaktive Dokumente erscheinen ausgegraut und werden nicht mehr vorgelegt.
Löschen	entfernt das Dokument nach einer Rückfrage. Bereits unterschriebene Exemplare bleiben in den Akten erhalten.

Dokumentkarte mit geöffnetem Menü „Mehr Optionen“: Bearbeiten, Deaktivieren, PDF ansehen, PDF ersetzen und Löschen

NuvaFace-Standardvorlagen

NuvaFace bringt zwei Vorlagen mit: eine Honorarvereinbarung und eine Einwilligungserklärung in die Software. Sie aktivieren beide im Einrichtungsassistenten über NuvaFace-Standardvorlage verwenden. Der Inhalt wird bei jeder Anzeige mit Ihren aktuellen Praxisdaten erzeugt; eine Korrektur Ihrer Adresse in den Einstellungen wirkt dort also sofort. In der Ansicht über PDF ansehen tragen die Vorlagen das Wasserzeichen „VORSCHAU“.

Die Kategorie „Honorar“ hat eine besondere Bedeutung: Alle aktiven Dokumente dieser Kategorie gelten als Honorarvereinbarung. Der Rechnungsassistent prüft bei einem Faktor über 3,5, ob die Patientin sie unterschrieben hat. Ordnen Sie Ihre Honorarvereinbarung deshalb genau dieser Kategorie zu und keine anderen Dokumente.
Möchten Sie ein Dokument nur vorübergehend nicht mehr vorlegen, nutzen Sie Deaktivieren statt Löschen. So lässt es sich später wieder aktivieren.
Jede ersetzte PDF erzeugt eine neue Version, auch bei kleinen Korrekturen wie einer neuen Telefonnummer. Die neue Fassung lassen Sie über den Check-in oder den Unterlagenversand per E-Mail unterschreiben.
Bei den NuvaFace-Standardvorlagen verwenden Sie PDF ersetzen nicht. Ihr Inhalt entsteht immer aus der Vorlage und Ihren Praxisdaten.
Dokumente ohne Häkchen Unterschrift erforderlich erscheinen nicht im Reiter Dokumente der Akte.
Erlaubt sind ausschließlich PDF-Dateien.