Datenschutz und Sicherheit

In einer ästhetisch-medizinischen Praxis entstehen besonders schützenswerte Daten: Gesundheitsangaben, Fotos, Unterschriften. Diese Seite fasst zusammen, wie NuvaFace damit umgeht und welche Einstellungen Sie selbst in der Hand haben.

Wo Ihre Daten liegen

Die Praxissoftware läuft auf Servern in Deutschland.
Mit dem Nutzungs- und Lizenzvertrag schließen Sie zugleich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit NuvaFace ab.
Kartendaten Ihrer Patientinnen liegen ausschließlich beim Zahlungsdienstleister Stripe. NuvaFace speichert davon nur Kartenmarke, die letzten vier Ziffern und das Ablaufdatum.

Wer worauf zugreifen darf

Die Praxisinhaberin oder der Praxisinhaber hat immer Vollzugriff.
Mitarbeitende sehen nur die Bereiche, die Sie ihnen beim Einladen oder später freigeben, zum Beispiel der Empfang nur Kalender, Anfragen, Wartezimmer und Patienten. Bereiche ohne Freigabe erscheinen nicht in der Seitenleiste, und beim Aufruf zeigt NuvaFace einen Hinweis statt der Inhalte.
Verlässt jemand das Team, sperren Sie den Zugang oder entfernen die Person aus dem Team.

Welche Rolle welche Bereiche sieht, steht unter Rollen und Rechte. Wie Sie Zugänge ändern, lesen Sie unter Zugriff ändern oder sperren.

Einwilligungen und Unterschriften

Ihre Praxis hinterlegt Aufklärungsbögen, Datenschutzhinweise und Einwilligungen als PDF und legt fest, welche unterschrieben werden müssen.
Unterschreibt eine Patientin am Tablet, am eigenen Handy oder in der Akte, versiegelt NuvaFace das Dokument. Dabei wird an das Original eine Seite „Unterschrifts- und Einwilligungsnachweis“ angehängt, mit Dokumentname und Version, Unterzeichnerin, Zeitpunkt, verwendetem Gerät, der Unterschrift und einem Prüfwert des Originaldokuments. So bleibt nachvollziehbar, welche Fassung unterschrieben wurde.
Ändert sich ein Dokument, entsteht eine neue Version, die erneut unterschrieben werden kann.

Mehr dazu unter Dokument unterschreiben lassen.

Fotos und Anzeigen

Bei Aufnahmen mit der freien Kamera entfernt NuvaFace Standortdaten aus dem Foto.
Die Anzeigetafel im Wartebereich zeigt nur Wartenummern, keine Namen.

Karten und Terminabsicherung

Bei der Online-Buchung ist das Kästchen für eine dauerhafte Kartenhinterlegung nie vorbelegt und keine Bedingung für die Buchung.
Hinterlegte Karten löscht NuvaFace automatisch nach der eingestellten Frist nach dem Termin. Dauerhaft gespeicherte Karten ohne Termin werden nach der eingestellten Zahl an Monaten gelöscht.
Patientinnen können eine dauerhafte Hinterlegung über den Link in ihrer Bestätigungsmail widerrufen. Ihr Team kann die Karte auf Wunsch auch in der Patientenakte löschen.

Aufbewahrung von Patientenakten

Für Patientenakten gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (§ 630f BGB). In NuvaFace ist deshalb das Archivieren der Regelweg, wenn eine Akte nicht mehr aktiv gebraucht wird. Das endgültige Löschen ist für echte Fehleinträge gedacht und zeigt vorher an, was mitgelöscht wird. Mehr dazu unter Archivieren und löschen.

Diktat

Beim Diktieren wird die Tonaufnahme nach dem Stoppen einmalig an einen spezialisierten Spracherkennungsdienst übermittelt und in Text umgewandelt. NuvaFace legt die Aufnahme nicht ab. Gespeichert wird nur der Text, und zwar erst, wenn Sie das Formular speichern.