Weg einer Patientin durch die Praxis

Diese Seite zeigt den Weg einer Patientin vom ersten Termin bis zur Nachsorge als zusammenhängendes Bild. Jeder Schritt verweist auf die Anleitung, in der die Bedienung genau erklärt ist. Wer neu im Team ist, liest zuerst diese Seite und springt dann in die Bereiche der eigenen Rolle.

Der Ablauf im Überblick

flowchart TD
    A(["Patientin möchte einen Termin"]) --> B{"Wie entsteht der Termin?"}
    B -->|online| C["Buchungsseite:<br/>Behandlung, Tag, Uhrzeit"]
    B -->|Telefon oder Empfang| D["Termin im Kalender anlegen"]
    C --> C2{"Terminabsicherung aktiv?"}
    C2 -->|ja| C3["Karte hinterlegen"]
    C2 -->|nein| E
    C3 --> E{"Freigabemodus der Praxis"}
    E -->|automatisch| F["Termin bestätigt,<br/>Mail an Patientin"]
    E -->|manuell| G["Anfrage wartet,<br/>Mail an Praxis"]
    G --> G2{"Praxis entscheidet"}
    G2 -->|bestätigen| F
    G2 -->|ablehnen| X1(["Absage-Mail, Termin entfällt"])
    D --> F2["Terminbestätigung per Mail"]
    F --> H["Erinnerung vor dem Termin"]
    F2 --> H
    H --> I{"Unterlagen vorab senden?"}
    I -->|ja| I2["Unterlagen oder Check-in<br/>per E-Mail"]
    I -->|nein| J
    I2 --> J{"Erscheint die Patientin?"}
    J -->|nein| N1["Ausfallhonorar prüfen"]
    J -->|ja| K["Check-in: Daten, Anamnese,<br/>Unterschriften"]
    K --> L["Wartezimmer: aufrufen,<br/>Behandlung starten"]
    L --> M["Behandlung dokumentieren:<br/>Fotos, Einzeichnung, Notizen"]
    M --> M2["Fertig melden,<br/>Unterlagen in der Akte prüfen"]
    M2 --> R["Rechnung mit<br/>GoÄ-Assistent erstellen"]
    R --> P{"Wie wird bezahlt?"}
    P -->|Karte vor Ort| P1["Zahlung am Terminal"]
    P -->|bar oder Überweisung| P2["Rechnung senden,<br/>Zahlung erfassen"]
    P1 --> S["Nachsorge: Unterlagen,<br/>Folgetermin, Kur"]
    P2 --> S
    S --> Z(["Behandlungsfall abgeschlossen"])
    R -.->|Fehler entdeckt| RK["Korrektur mit Stornobeleg"]

Die Schritte im Einzelnen

Nr.	Schritt	Wer	Wo in NuvaFace	Anleitung
1	Termin online buchen	Patientin	Buchungsseite oder Widget auf Ihrer Website	So bucht Ihre Patientin
2	Termin am Telefon oder Empfang anlegen	Empfang	Kalender	Termin anlegen
3	Termin mit Karte absichern (falls eingeschaltet)	Patientin	Buchungsseite	Terminabsicherung einrichten
4	Anfrage bestätigen oder ablehnen	Empfang	Anfragen oder Knopf in der Benachrichtigungsmail	Anfragen bearbeiten
5	Terminbestätigung und Erinnerung	NuvaFace automatisch	E-Mail an die Patientin	Automatische E-Mails
6	Unterlagen oder Check-in vorab senden	Empfang, dann Patientin	Wartezimmer, Dokumente senden	Unterlagen per E-Mail senden
7	Check-in in der Praxis	Empfang startet, Patientin füllt aus	Wartezimmer, Reiter „Heute“	Check-in starten
8	Unterlagen lesen und unterschreiben	Patientin	Check-in oder Patientenakte	Dokument unterschreiben lassen
9	Aufrufen und Behandlung starten	Empfang, Behandler	Wartezimmer	Aufrufen und behandeln
10	Behandlung dokumentieren	Behandler	Datenerfassung oder Patientenakte	Fotos aufnehmen, Einzeichnung
11	Rechnung erstellen	Ärztin oder Abrechnung	Abrechnung oder Reiter „Abrechnung“ der Akte	Rechnung erstellen
12	Rechnung versenden oder drucken	Abrechnung	Abrechnung	Rechnung versenden
13	Zahlung	Empfang, Abrechnung	Kartenterminal oder Abrechnung	Am Terminal kassieren, Zahlung erfassen
14	Korrektur bei Fehlern	Abrechnung	Rechnungsdetails, Bearbeiten	Korrektur und Storno
15	Nachsorge und Folgetermin	Empfang, Behandler	Wartezimmer, Kalender, Kuren	Kuren
16	Patientin ist nicht erschienen	Empfang oder Inhaber	Wartezimmer	Ausfallhonorar einziehen

Was Sie über den Ablauf wissen sollten

Zwei Eingänge, ein Termin. Ein Termin entsteht entweder über die Buchungsseite (die Patientin bucht selbst) oder im Kalender durch das Team. Ab dem bestätigten Termin laufen beide Wege gleich weiter.
Die Bestätigung hängt am Freigabemodus. Automatisch heißt: Der Termin steht sofort fest und die Patientin erhält eine Bestätigung. Manuell heißt: Die Buchung wartet als Anfrage, die Praxis erhält eine Mail mit Knöpfen zum Bestätigen und Ablehnen. Mehr dazu im Ablauf Online-Buchung.
Der Check-in ist der Ort für Unterlagen. Stammdaten, Anamnese und Unterschriften kommen über den Check-in in die Akte, vor Ort am Tablet oder vorab per E-Mail. Mehr dazu im Ablauf Check-in.
Behandlung, Rechnung und Zahlung sind getrennte Handgriffe. Fertig im Wartezimmer schließt nur den Wartezimmereintrag. Dokumentation, Rechnung und Zahlung erledigen Sie jeweils eigens. Mehr dazu im Ablauf Von der Behandlung zur Rechnung.
Rollen bestimmen, wer welchen Schritt sieht. Welche Rolle welchen Bereich öffnen darf, steht unter Rollen und Rechte.